时效性和系统效益

      02年在松日实施的时候，我曾经说过一个观点：信息系统的效益和信息的时效性有直接的关系。

      现在回过头来看，在大多数的企业里面，这个问题确实非常突出地存在着，由于没有强调信息的时效性，使信息化系统的效益大打折扣了。

      信息系统是通过网络节点来采集企业的业务流程中产生的数据，对企业来讲，这些数据并不是在产生的时候就进入系统了－－事实上它们存在于原始单据之上－－这样一来，时效性，其实变成了数据采集的及时性问题。由于仓库收货以后迟迟不把入库单录入系统，导致了其它部门无法看到准确的库存；由于业务员送货以后带着客户签字的送货单游山玩水去了，导致销售部门无法确认应收款；由于质检员忘记把检验报告提交到仓库，致使供应商的原材料只能呆在待检区，无法投入生产……

      很难想象，在这种情况下，信息系统会有多大效益？

      所有人都知道实施信息化以后，业务数据的计算机处理是很迅速的过程，所以销售代表在销售阶段会向客户许诺说：“用了这个系统，您在下个月的头三天内就可以结帐了！”－－很遗憾，我还没有发现一个这样的例子。通常情况下我们可以把结帐日期从手工处理阶段的25日向前推到10日或者是15日，但是在下月3日就月结的企业似乎很难找－－不能说没有－－至少我没见过。

      责任在哪儿？已经说过计算机很快了，那问题也就只能是在人而已了。

      解决之道，二者而已。

      一在流程。流程可行谓之顺，这是很多企业的现状，行得通，嗯，确实不错。不行，没有强调时效性。行得通就行了？还得跑起来！具体地讲，一个迁就拖拖拉拉的流程，可能是行得通，但是在很多关键节点，只能等等等，结果是等得花儿也谢了。怎么才能让流程跑起来呢？那就不要迁就，要有时间性的要求。原始单据在获得多长时间内分发到位、录入人员在多少时间内保证录入系统、关键业务的持续时间限定在多久之内……流程迅捷谓之畅。畅，才是流程的境界。

      二在制度。说到制度，似乎是信息化之外的东西了，但是信息化作为一种手段，很多时候都是需要制度来保障执行力的。放到这里，也变成对责任心的一种约束和鞭策。在实施过程中，我总是强调具体操作人员的责任心，保证进入系统的数据绝对准确，固然是基本要求，接下来的要求便是及时。信息化不是一个人的事情，你什么时候做都可以的，每一个人都要有全局观，要想到你做的事情对其它人都很重要，搞不好大家都好等着你！制度嘛，说到底是一种行为规则。

      投资信息化系统的目的之一，就是为了使决策的依据来得更及时。试想一下，销售报表到了下月月底才出来，此时良机已逝，这个报表也恐怕只能飞向碎纸机了。